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Digitales Onboarding - nur ein Traum für Personaler? Empfehlung

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Fotolia 100385593 SDie treibende Frage hinter der Digitalisierung ist oft, was sie für das Unternehmen leisten kann. Optimierte Abläufe in Einkauf, Produktion und Vertrieb gehören sicher zu den ersten Dingen, die einem Entscheidungsträger bei seinen Überlegungen auffallen. Doch viel zu oft wird der Hauptfaktor hinter diesen ganzen Prozessen vergessen: Das Personal. Vor allem das neue Personal, das für den optimalen Betrieb der digitalen Struktur notwendig ist oder die normale Fluktuation ausgleicht. Digitales Onboarding heißt die Devise. 

Es ist ein grauer Montagmorgen, das Büro füllt sich langsam mit gähnenden Mitarbeitern. Mit einem Umweg über die Kaffeemaschine schlurfen alle zu ihren Schreibtischen und beginnen allmählich mit ihrer Arbeit. Nur einer fällt auf – der Neue. Er hat heute seinen ersten Arbeitstag. Sichtlich nervös folgt er dem Chef zu einem freien Platz. Neben dem Laptop und dem Telefon liegt bereits ein kleiner Stapel Papier, den die Sekretärin dort für ihn hinterlassen hat. Darin findet er sofort seine Login-Daten, eine Zugangskarte für das Gebäude und eine kurze Einweisung ins System. Seine Nervosität ist wie weggeblasen und er startet hochmotiviert in seinen ersten Tag. 

Viele Personaler vermissen das „Es war einmal“ im Einstieg. Oft sieht die Realität nämlich ganz anders aus. Die IT-Abteilung hat keinen Rechner vorbereitet, die Sekretärin kommt mit den Anträgen und Formularen nicht hinterher und der Chef muss seine neue Arbeitskraft direkt mit einer Enttäuschung begrüßen. „Ach so, der Kollege, der Ihnen alles zeigen sollte, ist noch im Urlaub.“

Schon jahrelang bekannt

Dieses Szenario macht weder dem Mitarbeiter noch der Personalabteilung Spaß. Trotzdem wiederholt es sich immer und immer wieder – mit teils schweren Folgen. Ganze 15 Prozent aller neuen Mitarbeiter denken am ersten Tag schon über ihre Kündigung nach. Das fand eine Studie des „Human Capital Institute“ heraus. Damit nicht genug. Die schlechte Vorbereitung sorgt auch noch dafür, dass die Neuen noch nicht richtig loslegen können. Somit gehen 77 Prozent von ihnen schon früher nach Hause – einfach, weil sie nicht arbeiten können. Das Kostet dem Unternehmen Geld, dem Chef Nerven und dem neuen Mitarbeiter eine Menge Motivation.

Die Probleme und deren Folgen sind nicht erst seit einem Jahr bekannt. Auch die Personalabteilung versucht nicht erst seit gestern, dagegen anzukämpfen. Trotzdem scheinen die Bemühungen aussichtslos, weil immer irgendetwas schiefläuft. Oft sind es Probleme in der Kommunikation, komplexe Abläufe oder der hohe Arbeitsaufwand, der dem perfekten Plan der Personaler ein Ende setzt. Nicht zuletzt noch die vielen Abteilungen, die für die jede Einstellung im Onboarding-Prozess zusammenarbeiten müssen. Selbst wenn der Personaler alles wunderbar im Blick hat – dem Mitarbeiter in der IT-Abteilung fehlt diese Fachkenntnis.

Lösung in Sicht

Alles schreit nach einer Vereinfachung. Ein optimierter Einstellungsprozess könnte so das Märchen vom Anfang wahr werden lassen. Doch wie funktioniert das?

Ein neuer Mitarbeiter kommt in wenigen Tagen. Die Personalabteilung hat den Zeitpunkt bereits im System hinterlegt. Als nächstes geht automatisch ein Ticket zur IT-Abteilung. Welche Hardware braucht der Neue, welche Software, welche Zugänge zu welchen Servern und viel wichtiger: Wann muss es fertig sein? Ist etwas nicht vorhanden, geht das Ticket weiter zum Facility Management, das dann die Geräte zur Verfügung stellt. Ist das erledigt, wandert das Ticket weiter durch den Betrieb. Der entsprechende Abteilungsleiter wird informiert und veranlasst die finalen Maßnahmen: Anträge, Formulare, Zugangskarte. Wenn alles fertig ist, gehen alle entspannt ins Wochenende. Denn sie wissen: Am Montagmorgen ist alles da wo es sein soll und der neue Mitarbeiter kann direkt loslegen.

Der digitalisierte und optimierte Prozess läuft fließend durch alle Stellen. Fehlkommunikation wird dabei ausgeschlossen, da jeder Beteiligte die Informationen bekommt, die für ihn wichtig sind. Doppelte Erledigung der Aufgaben oder langwierige Rückfragen gehören damit der Vergangenheit an. Ist alles erledigt, geht es direkt weiter zur nächsten Station. Dabei haben die Personalabteilung und der Chef natürlich vollen Überblick. Dank dieser Transparenz können sie den Prozess ganzheitlich nachvollziehen und einhaken, falls es irgendwo zu Verzögerungen kommen sollte.

Die Einstellung eines neuen Kollegen ist ein kostspieliges und langwieriges Unterfangen. Wer die klassischen Fehler vermeidet und den Prozess optimiert, kann Geld, Zeit und Nerven sparen. Ist der Onboarding Prozess abgeschlossen, erleichtern die bereits vorhandenen Daten die weitere Arbeit in der Personalabteilung. Schließlich werden die meisten Aufgaben schon digital unterstützt.

Welche Vorteile bietet die Digitalisierung der Onboarding Prozesse?

Transparenz

  • Der Ablauf ist vorgegeben, strukturiert und kann jederzeit nachverfolgt werden.  So weiß jeder Beteiligte immer Bescheid.

Kosteneinsparung

  • Durch die Optimierung im Ablauf sparen die einzelnen Mitarbeiter Zeit und die Gefahr von doppelter Bearbeitung sinkt.

Steigerung der Motivation

  • Ein neuer Mitarbeiter, der auf einen vorbereiteten Arbeitsplatz trifft, fühlt sich direkt umsorgt. Auch seine Kollegen sind zufriedener, da die Probleme im Ablauf jetzt nicht mehr auftreten.

Steigerung der Produktivität

  • Der Neue kann, dank akkurater Planung und Durchführung, sofort mit seiner Arbeit beginnen. Alteingesessene brauchen sich dagegen weniger Gedanken um den Prozess selbst machen und haben mehr Zeit für ihren eigentlichen Job.

Bessere Planung und Zusammenarbeit im Unternehmen

  • Der festgelegte Ablauf mit ausreichend Vorlaufzeit garantiert, dass sich die einzelnen Abteilungen darauf vorbereiten können. Außerdem weiß jede Stelle, was davor und danach passiert und welche Daten weitergereicht werden müssen. Fehlkommunikation findet nicht mehr statt.

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Gelesen 1189 mal Letzte Änderung am Freitag, 07 Juli 2017 12:48
Carsten Tauss

Carsten Tauss ist Geschäftsführer der ABSC GmbH, eines Beratungs- und Realisierungspartners im Bereich Projektmanagement. Seit 2001 ist er im Umfeld des Projektmanagements aktiv und hat sowohl praktische als auch theoretische Erfahrungen in diesem Umfeld. Projekte hat er in unterschiedlichen Rollen, als Projektmanager, als Projektleiter oder auch als Berater und Trainer durchlaufen. Er hat am V-Modell XT mitentwickelt und mehrere Konferenzbeiträge in diesem Umfeld verfasst. Weiterhin ist er 2012 ins Programmkomitee der internationalen Konferenz zum S-BPM ONE (Subject oriented Business Process Management) berufen worden.  

Webseite: www.absc.de eMail Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!

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