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Einfach mal drauf los arbeiten? Das geht leider nicht...

13. Dezember 2013 By In Grundlagen
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Pflichtheft Pflichtheft istock / mrPliskin

…es sei denn, Ihr Auftraggeber kommt aus der gleichen Organisationseinheit und Sie verstehen auch ohne Erklärungen, was von Ihrem Projektteam verlangt wird und keine zeitlichen oder finanziellen Zielvorgaben bestehen. Doch wann ist das schon der Fall?

Sie haben es erraten, so gut wie nie! Deshalb sagen fast alle Projektleiter: "Ohne Pflichtenheft geht gar nichts!" Das Pflichtenheft beschreibt, wie der Auftragnehmer vorhat, die zu erfordernde Leistung zu erbringen. Dabei gibt es große Unterschiede in der Ausarbeitung. Während einige Projektleiter mit einem Pflichtenheft auskommen, das lediglich den Liefertermin und den Preis benennt, erstellen andere eine vollständige Projektplanung im Pflichtenheft.

 

Was gehört hinein?

An ein Pflichtenheft werden in der Regel folgende Inhalte gefordert:

  • Beschreibung der einzelnen Funktionen, die das zu erstellende Produkt (oder die Software oder Dienstleistung etc.) erfüllen muss. Dabei sollte man die Funktionen aus der Sicht des Benutzers beschreiben

 

  • Detaillierte und exakte Beschreibung der Schnittstellen 

 

  • Beschreibung der Einschränkungen, wie beispielsweise Genauigkeit oder Zuverlässigkeit eines Produkts

 

  • Bschreibung der Betriebsbedingungen und welche Auswirkungen diese haben können. (Z.B. wie die physikalische Umgebung einer Maschine Auswirkungen auf deren Leistung haben kann)

 

  • Beschreibung der Reaktion auf nicht vorhergesehene Ereignisse, wie zum Beispiel ein Hardwarefehler, ein Ausfall einer Komponente bei einem Motor, Störungen im Prozess usw.

 

  • Abnahmebedingungen: Welche Tests sollen in welchem zeitlichen Rahmen durchgeführt werden? 

 

  • Installationsbedingungen: Hier hält man die Voraussetzungen seitens des Auftraggebers fest (räumliche Voraussetzungen, Bereitstellung von Hilfspersonal, etc.)

 

Wie schreibt man ein Pflichtenheft?

Die Person, die das Pflichtenheft erstellt, muss sich bewusst sein, dass das Dokument von vielen Leuten mit teils unterschiedlichen Fachkenntnissen gelesen wird. Deshalb sollte man mit Fachbegriffen möglichst sparsam umgehen oder diese an passender Stelle erklären, sodass sie auch für Laien verständlich sind. Da sich technische Zusammenhänge oft nur schwer in Worten ausdrücken lassen, bieten sich für die Erstellung eines Pflichtenheftes grafische Darstellungen und Tabellen an. Bei Tabellen sollte man darauf achten, dass diese einer übersichtlichen und kompakten Darstellung eines Sachverhalts dienen. Und bei Grafiken muss  eine Legende erstellt werden, da man ansonsten die Symbole falsch interpretieren könnte. Und Missverständnisse sind genau das, was das Pflichtenheft verhindern soll.

Da beim Abnahmetest das Pflichtenheft zur Grundlage genommen wird, müssen alle darin benannten Forderungen nachprüfbar sein. Allgemeine Formulierungen wie "Das System muss die Mitarbeiter zufriedenstellen" oder "Das Bauteil muss auch bei Spitzenbelastung ruhig laufen" sind Formulierungen, die man vermeiden sollte.

 

Wichtige Eigenschaften, die ein gutes Pflichtenheft ausmachen

Bei der Erstellung eines Pflichtenhefts gibt es noch einige grundsätzliche Dinge zu beachten, die nicht nur das Pflichtenheft zu einem guten Pflichtenheft machen, sondern auch maßgeblich zum Projekterfolg beitragen. Ein Pflichtenheft soll übersichtlich und vollständig sein. Auch wenn dies offensichtlich erscheint, sollte ein Pflichtenheft überprüft werden, ob es schnell und einfach Antworten auf konkrete Fragen gibt und ob es das Verhalten in Fehlersituationen und die Abnahmebedingungen wiedergibt. Das sind nämlich Punkte, die gerne einmal vergessen werden.

Ebenso wichtig sind die Widerspruchsfreiheit und die Eindeutigkeit eines Pflichtenhefts. Eine klare Gliederung und Querverweise sind also bei der Erstellung unumgänglich. Zur Eindeutigkeit helfen Begriffsdefinitionen und die Eliminierung des Konjunktiv II (müsste, hätte, sollte), sowie eine Formulierung in kurzen und verständlichen Sätzen.

Grundsätzlich sollte man bei einem Pflichtenheft auch die Implementierungsdetails eliminieren, das heißt, es soll beschrieben werden was das Produkt oder System leisten soll. Wie die gewünschten Anforderungen verwirklicht werden sollen, werden nicht im Pflichtenheft festgehalten. 

Noch ein Hinweis zum Schluss: Wer denkt, er kann das Pflichtenheft nach der Anfertigung im Aktenschrank verstauben lassen, der irrt sich. Das Pflichtenheft muss laufend auf dem neuesten Stand sein, da es ansonsten bei der Abnahme des Projekts wertlos ist.

Gelesen 2723 mal Letzte Änderung am Dienstag, 07 Januar 2014 21:11
Carsten Tauss

Carsten Tauss ist Geschäftsführer der ABSC GmbH, eines Beratungs- und Realisierungspartners im Bereich Projektmanagement. Seit 2001 ist er im Umfeld des Projektmanagements aktiv und hat sowohl praktische als auch theoretische Erfahrungen in diesem Umfeld. Projekte hat er in unterschiedlichen Rollen, als Projektmanager, als Projektleiter oder auch als Berater und Trainer durchlaufen. Er hat am V-Modell XT mitentwickelt und mehrere Konferenzbeiträge in diesem Umfeld verfasst. Weiterhin ist er 2012 ins Programmkomitee der internationalen Konferenz zum S-BPM ONE (Subject oriented Business Process Management) berufen worden.  

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