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Das magische Sechseck des Projektmanagements

22. November 2013 By In Methoden
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Sechseck Sechseck istock / cnythzl

Hinlänglich bekannt ist das magische Dreieck im Projektmanagement, das eine Optimierung der Zielgrößen Zeit, Kosten und Qualität beschreibt. Ich bin der Auffassung, dass diese Dimensionen in der heutigen Projektkultur nicht mehr ausreichen, um die Herausforderungen im Projektmanagement richtig zu erfassen.

Die Komponente Zeit beschreibt die terminliche Herausforderung ein Projekt im geforderten Zeitrahmen fertigzustellen. Die Komponente Kosten beschreibt die finanzielle Situation des Projektes, während man für den Punkt Qualität in der Literatur bereits unterschiedliche Interpretation findet. Zum einen wird von der Erfüllung der Anforderungen ausgegangen. Somit wird Qualität hiermit mit Funktionalität gleichgestellt. Eine andere Interpretation beschreibt die Prozessqualität der Projektdurchführung selbst.

Unternehmen und Organisationen sind heute mehr denn je gezwungen einen immer schnelleren Wandel zu vollziehen. Aufgrund der starken Vernetzung aller Personen durch das Internet werden Entwicklungszyklen verkürzt und Marktbedingungen schnell verändert. Somit ist eine der größten Herausforderungen für Unternehmen sich auf diesen Wandel einzustellen und diesen Wandel zu managen. Aber wie kann dies entsprechend erfolgen. Unternehmen sind gezwungen ständig Ihre Strategie zu überprüfen und müssen sich möglichst schnell sich ändernden Marktbedingen anpassen. Das adäquate Mittel Änderungen in Organisationen und deren Leistungen sowie Produkten vorzunehmen sind Projekte. Somit müssen Unternehmen heute mehr denn je eine Projektkompetenz entwickeln. Projekte dienen als Werkzeug um die strategischen Ziele einer Unternehmung oder Organisation umzusetzen.

Aber was sind nun die Einflussfaktoren auf ein erfolgreiches Projekt? Organisationen und Unternehmen bestehen aus einer Vielzahl an Menschen und werden von eben diesen geführt. Somit müssen Projekte von Menschen durchgeführt und von diesen unterstützt werden. Sie sind die Initiatoren solcher Projekte und sind die Verwender der Ergebnisse von Projekten.

Wie bereist weiter oben erwähnt wird der Begriff Qualität unterschiedlich in der Literatur verwendet. Ich bin zu dem Schluss gekommen den Begriff somit komplett zu streichen und durch die dafür stehenden Alternativbegriffe zu ersetzen. Somit ergibt sich eine weitere Komponente –die Anforderungen. Anforderungen sind der Ursprung einer Veränderung. Aufgrund dessen, dass ein Mensch mit einer Situation unzufrieden ist, wird er diese Unzufriedenheit zum Ausdruck bringen – er hat somit Potential zu einer Verbesserung identifiziert. Dies ist der Ursprung einer Anforderung, die an einen Sollzustand gestellt wird. Kommen genug Anforderungen zusammen und besteht ein entsprechender Druck diese Anforderungen auch umsetzen zu wollen, dann ist dies der Ursprung für eine Projektidee. Somit kann die Anforderung als die Quelle eines Projektes gesehen werden. Sie ist eine entscheidende Komponente an der Projekte gemessen werden können. Ein Ziel eines Projekte sollte es immer sein, alle an das Projekt gestellten Anforderungen zu erfüllen.

Qualität wird oben bereits erwähnt in der Literatur auch als Prozessqualität definiert. Ich bezeichne diese Komponente einfach als Prozess. Prozesse sind Abläufe, die eine Vorgabe für die strukturierte Durchführung von Einzelaktivitäten vorgeben. Aber in wie fern beeinflussen Prozesse Projekte? Projekte zeichnen sich dadurch aus, dass Sie in Ihrer Durchführung einmalig sind. Prozesse aber dienen dazu sich wiederholende Vorgänge so zu strukturieren, dass die Durchführung für alle Betroffenen klar und eindeutig ist und wiederholt von unterschiedlichen Prozessteilnehmern in der gleichen Weise durchgeführt werden können und dabei das gleiche Ergebnis erzeugt wird. Somit können durch klar definierte Prozesse über Vorgehensweisen rund um ein Projekt auch in zwei verschiedenen Projekten gleiche Ergebnisqualität unterstützt bzw. bei konsequenter Anwendung auch sichergestellt werden. Durch klar und detailliert definierte Prozesse für (Teil)-Ergebnisse von Projekten kann für ein aktuelles Projekt das Risiko eines schlechten Ergebnisses reduziert werden. Durch eine kontinuierliche Verbesserung der Prozesse können somit die Ergebnisse zukünftiger Projekte verbessert werden. Den prozessualen Rahmen geben heute in Organisationen sogenannte PMOs vor. Durch die Zentralisierung der Verantwortung aller Projekte innerhalb einer Organisation, wird somit auch der Rahmen vorgegeben, der eine kontinuierliche Verbesserung der Prozesse im Projektmanagement erst ermöglich. Ein Ziel eines Projektes sollte somit immer sein, den vorgebeben Prozessen zu folgen respektive die vorhandenen zu verbessern.

Eine weitere Komponente, die Organisationen und damit Projekte massiv beeinflussen sind Tools. An dieser Stelle wird sich der ein oder andere Leser fragen, was Tools denn mit dem Spannungsfeld von Projekten zu tun haben. Hierzu möchte ich ein paar Beispiele geben. Nehmen wir das Instrument der Email. Durch den elektronischen Versand von Nachrichten hat sich unser Kommunikationsverhalten grundlegend verändert. Die Notwendigkeit für persönliche Treffen als auch das Versenden von Papierbriefen ist enorm zurückgegangen. Nun Stellen wir uns zwei Projekte vor, die das gleiche Ziel haben. Das eine Team hat das Werkzeug der Email -das andere Team hat dieses Tool nicht. Um es weiter zu veranschaulichen, gehen wir davon aus, dass es sich um ein disloziertes Team handelt. Hier dürfte klar sein, welches Projektteam es leichter hat das Projektziel zu erreichen. Somit identifizieren wir Tools als eine weitere Komponente die Projekte beeinflussen. Hierbei gibt es eine besondere Wechselwirkung insbesondere mit den Prozessen, die auch heute noch oftmals in der Praxis verletzt wird und somit zu massiven Fehlern führt: Prozesse führen und Tools folgen. Bleiben wir beim oben zitierten Beispiel der Email. Wer kennt es heute nicht –den überfüllten Emailposteingang. Und wie viele der Emails sind wirklich wichtig? In der Regel die wenigsten. Aber warum ist das so? Es gibt keinen definierten Prozess an den sich alle Kommunikationsteilnehmer halten.

Obwohl diese Wechselwirkung zwischen diesen beiden Komponenten Prozesse und Tools klar erkennbar ist, halte ich die Komponente Tools für eine entscheidende. Sie ermöglichen die effiziente Umsetzung von definierten Prozessen und kann somit zu einem entscheidenden Wettbewerbsvorteil für das schnelle Erreichen des Projektziels sein. Insbesondere Zeit und Kosten können durch eine Beschleunigung der Prozesse eingespart werden.

Die Komponenten Zeit und Kosten sind Größen, die ich nach wie vor als unverändert auch im magischen Sechseck des Projektmanagements identifiziere. Dies sind zwei feste Bestandteile die zur Messung der Projektergebnisse herangezogen werden können. Somit ist das magische Sechseck des Projektmanagements komplett und kann wie folgt dargestellt werden:

 

 

Gelesen 6382 mal Letzte Änderung am Dienstag, 07 Januar 2014 21:10
Carsten Tauss

Carsten Tauss ist Geschäftsführer der ABSC GmbH, eines Beratungs- und Realisierungspartners im Bereich Projektmanagement. Seit 2001 ist er im Umfeld des Projektmanagements aktiv und hat sowohl praktische als auch theoretische Erfahrungen in diesem Umfeld. Projekte hat er in unterschiedlichen Rollen, als Projektmanager, als Projektleiter oder auch als Berater und Trainer durchlaufen. Er hat am V-Modell XT mitentwickelt und mehrere Konferenzbeiträge in diesem Umfeld verfasst. Weiterhin ist er 2012 ins Programmkomitee der internationalen Konferenz zum S-BPM ONE (Subject oriented Business Process Management) berufen worden.  

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