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Lastenhefte - Eine schrittweise Anleitung für den perfekten Aufbau

14. Mai 2014 By In Methoden
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Es ist nicht ungewöhnlich, dass unter jungen Projektleitern die Frage auftaucht, was eigentlich der genaue Unterschied zwischen einem Lastenheft und einem Pflichtenheft ist. Grundsätzlich kann man als Hauptunterschied erklären, dass das Lastenheft dem Auftraggeber gehört.

Es umfasst die "vom Auftraggeber festgelegte Gesamtheit der Forderungen an die Lieferungen und Leistungen eines Auftragnehmers innerhalb eines Auftrages", so die DIN 69905. Das Pflichtenheft hingegen wird von der gleichen DIN als die "vom Auftragnehmer erarbeiteten Realisierungsvorgaben aufgrund der Umsetzung vom Auftraggeber vorgegebenen Lastenhefts" definiert, womit man feststellen kann, dass der Auftraggeber im Lasterheft seine Anforderungen an das Projekt stellt und der Auftragnehmer im Pflichtenheft angibt, inwieweit dieses zu erfüllen ist. 

Warum benötige ich ein Lastenheft?

Wie so oft im Projektmanagement gilt auch hier die Regel "Vorsicht ist besser als Nachsicht", das heißt, wer denkt, er könne auf ein Lastenheft verzichten, der verzichtet auch freiwillig auf einen wichtigen Bestandteil der Analysephase und auf die Kommunikationsbasis für den Auftraggeber und den Auftragnehmer. Ohne Lastenheft sind Probleme also vorprogrammiert. Besser man geht auf Nummer sicher und erstellt eins.

Anleitung zu einem vollständigen Lastenheft 

Wenn Sie noch kein Lastenheft erstellt haben, dann lohnt es sich, eine Vorlage anzufertigen, die man dann für zukünftige Projekte benutzen kann. Denn der Aufbau eines Lastenhefts ist in der Regel immer sehr ähnlich. 

Im Lastenheft, genannt auch Aufgabenbeschreibung oder Anforderungsdefinition, soll dem Auftragnehmer eine detaillierte und ausführliche Beschreibung der Arbeitsleistung liefern damit auf dessen Basis der Auftragnehmer ein Pflichtenheft entwickeln kann. Ebenso dient es als Kommunikationsbasis. Wenn beispielsweise nach dem Projekt das Produkt nur befriedigend ausgefallen ist und sich ein Kommunikationsproblem zwischen dem Auftraggeber und dem Projektteam des Auftragnehmers herausstellt, kann man davon ausgehen, dass das Lastenheft entweder schlecht ausformuliert wurde oder im schlimmsten Fall erst gar nicht existiert.

Ein vollständiges Lastenheft sollte in der Regel folgende Punkte enthalten:

  • Einführung in das Projekt: Auf einer Länge von maximal einer Seite sollte der Ausgangspunkt der Projektüberlegungen verständlich dargestellt sein. Eine Zieldefinition darf hier ebenso wenig fehlen wie ein grober gewünschter Ablauf und Terminplanung. Sehr gut ist auch eine ungefähre Vorstellung über die Kosten. Die Gefahr, die bei der Einführung lauert, ist es, sich im Detail zu verlieren. Halten Sie sich hier knapp und verständlich.
  • Beschreibung des Ist-Zustands: Hier führt man eine kurze Darstellung der aktuellen Situation auf und geht auf das derzeitige Mengengerüst und die aktuelle Organisationsform ein. Für den Auftragnehmer ist dies der Moment, in dem er erkennen kann, wie sich der Auftraggeber selbst sieht. Wie auch bei der Einführung sollte dieser Teil nicht zu detailliert sein.
  • Beschreibung des Soll-Zustands: Hierbei handelt es sich wahrscheinlich um den längsten Teil des Lastenhefts, wobei sich eine Liste von Anforderungen empfiehlt, die jeweils in Muss-, Soll- und Kann-Anforderungen untergliedert sind. Ebenso wird hier die Zielgruppe, also beispielsweise die Anwender, die mit dem Produkt arbeiten sollen, definiert. Nach diesem Abschnitt soll unmissverständlich klar sein, was wie erreicht werden soll.
  • Schnittstellen: Hierbei handelt es sich um eine Erklärung über die unterschiedlichen Schnittstellen, also Mensch-Rechner und Rechner-Rechner. Auch eine Angabe über die verwendeten Protokolle für die Kommunikation kann hier geschehen.
  • Anforderungen an Inbetriebnahme und Einsatz: Diesen Punkt sollte man in verschiedene Unterpunkte gliedern: Dokumentation, Testen / Inbetriebnahme und in Schulung. Unter dem Punkt Dokumentation sollten die Zeitpunkte von Meetings grob festgelegt werden, welche jeweils durch Agenden in der Effektivität unterstützt werden. Die Erstellung von Gesprächsprotokollen für jedes Meeting ist sehr wichtig, damit spätere Fragen über Sachverhalte besser geklärt werden können. Unter dem Punkt "Testen / Inbetriebnahme" wird der Ablauf des Testbetriebs erläutert und die Gewährleistungskriterien beschrieben. Der Punkt "Schulung" erklärt, wo Schulungen abzuhalten sind und wie diese ablaufen sollen.
  • Qualitätsanforderungen: Hier wird erläutert, welche Maßnahmen unternommen werden, um die Qualität zu sichern und welche Qualitätsmerkmale erfüllt werden sollen. 
  • Anforderungen an die Projektdurchführung: Hier können Meilensteine definiert werden und Bestimmungen der Projektdurchführung aufgelistet werden. In der Regel besteht dieser Teil aus technischen Abmachungen und rechtlichen Abmachungen (z.B. Patent)

In einem Anhang werden Begriffe definiert und gegebenenfalls Abkürzungen erklärt werden.

Die oben genannten Punkte dienen für Sie als Checkliste bei der Erstellung eines Lastenhefts, welche selbstverständlich von Projekt zu Projekt abweichen können und unter Umständen auch erweitert werden müssen. 

Untersuchungen zeigen, dass Fehler in der Produktentwicklung bei einer späten Aufdeckung und Behebung teurer werden, als bei einer frühen Erkennung. Deshalb sollte man schon beim Lastenheft eine hohe Qualität anstreben.

Gelesen 41717 mal Letzte Änderung am Freitag, 16 Mai 2014 12:45
Carsten Tauss

Carsten Tauss ist Geschäftsführer der ABSC GmbH, eines Beratungs- und Realisierungspartners im Bereich Projektmanagement. Seit 2001 ist er im Umfeld des Projektmanagements aktiv und hat sowohl praktische als auch theoretische Erfahrungen in diesem Umfeld. Projekte hat er in unterschiedlichen Rollen, als Projektmanager, als Projektleiter oder auch als Berater und Trainer durchlaufen. Er hat am V-Modell XT mitentwickelt und mehrere Konferenzbeiträge in diesem Umfeld verfasst. Weiterhin ist er 2012 ins Programmkomitee der internationalen Konferenz zum S-BPM ONE (Subject oriented Business Process Management) berufen worden.  

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