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To Claim or not to claim… - Anforderungen des Claim Managements

18. Oktober 2013 By In Methoden
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Claim Management Claim Management istock/ Sergey Nivens

Der Vertragsabschluss im Projektmanagement ist ein wichtiger Moment, der gebührende Aufmerksamkeit beider Vertragspartner verdient. Steigende Komplexität in Projekten und höhere Anforderungen bei verkürzten Zeitrahmen hinterlassen jedoch Spuren im Projektmanagement und immer häufiger treten Veränderungen oder Abweichungen von dem Projektvertrag auf, welche zu Nachforderungen von einer Vertragspartei als Konsequenz führen.

Im Projektmanagement spricht man in diesem Fall vom Claim Management, dem Nachforderungsmanagement, welches sich laut DIN 69905 mit der "Überwachung und Beurteilung von Abweichungen bzw. Änderungen und deren wirtschaftlichen Folgen zwecks Ermittlung und Durchsetzung von Ansprüchen" befasst. 

 

Notwendige Kompetenzen für das Claim Management

Das Claim Management im Projektverlauf sollte man als Disziplin nicht unterschätzen, da sich Nachforderungen stark auf den Wertbeitrag und somit auf den wirtschaftlichen Erfolg eines Projekts auswirken können. Dabei unterscheidet man zunächst einmal Eigen-Claims, bei denen es sich um eigene Ansprüche gegenüber einer anderen Partei handelt, und Fremd-Claims, welche auf die Verhinderung von Ansprüchen an das eigene Unternehmen handelt. Es wird bewusst hier der Begriff "andere Partei" verwendet, da sich das Nachforderungsmanagement nicht immer nur auf Forderungen zwischen dem Kunden und dem Auftragnehmer beläuft, sondern bei allen Stakeholdern auftreten kann. Bei Subunternehmern, Lieferanten, externen Beratern, also zu allen Stakeholdern, zu denen eine Vertragsbeziehung besteht, muss das Claim Management unter Umständen eingreifen.

Damit das Nachforderungsmanagement zur Zufriedenheit aller Beteiligten verläuft, sind Kompetenzen in drei Bereichen notwendig:

 - Soziale Kompetenzen: Wer über eine gute Sensibilität von lauernden Claims verfügt und zudem über exzellente Kommunikationsfähigkeiten für den Umgang mit Stakeholdern verfügt, der liefert eine wichtige Basis für ein erfolgreiches Claim Management. 

 - Juristische Kompetenzen: Kenntnisse in der Vertragsanalyse und -gestaltung sowie juristische Kenntnisse für die Verfolgung und Durchsetzung von Claims sind wertvolle Fähigkeiten beim Nachforderungsmanagement.

 - Projektmanagement-Kompetenzen: Das Ziel ist es natürlich, Nachforderungen zu vermeiden. Eine gute Planung, Steuerung und Organisation des Projekts spielen hierbei eine maßgebliche Rolle.

 

Vorsorge - Erkennung & Verfolgung: Die Bestandteile des Nachforderungsmanagements

Ein gutes Claim Management setzt nicht erst ein, wenn die Nachforderung auf dem Tisch liegt, sondern begleitet den gesamten Projektverlauf. In der ersten Phase des Projekts und beim ersten Kundenkontakt kann eine geschickte Vertragsgestaltung und eine klare Projektdefinition sowie eine umfassende Risikoanalyse ein entscheidender Schritt zur Vorbeugung von Nachforderungen sein. Bei der Claim-Vorsorge kann man einen besonders großen Beitrag leisten, wenn - soweit möglich - auf bereits bekannte Problemfelder geachtet werden und eine vorbildliche Arbeit bei der Klärung von Schnittstellen und Kompetenzen geleistet wird.

Bei der Claim-Erkennung, welches typischerweise in der Planungs- und Durchführungsphase auftritt, sollte die Vermeidung von Fremd-Claims im Fokus stehen. Hierzu ist es wichtig, dass das Projektteam genau über den Vertrag und eventuelle Vertragsänderungen informiert ist und dass alle Änderungen schriftlich dokumentiert werden. Diese Dokumentation dient nicht nur dem Schutz vor Fremd-Claims, sondern ist auch sinnvoll, wenn Ereignisse einen Eigen-Claim auslösen könnten.

Wenn es während des Projektverlaufs oder auch danach zu einer Nachforderung kommt, müssen konkrete Maßnahmen zur Abwehr von Claims Dritter und zur Durchsetzung eigener Claims geleistet werden. Für die Claim-Verfolgung muss zunächst die Lage beurteilt werden und mögliche Alternativen vorgeschlagen werden, wie man mit dem Claim umgehen könnte. Bei Fremd-Claims gilt es in der Regel zu klären, ob der Claim abgelehnt wird, reduziert wird oder weitergeleitet wird. Wenn es sich dagegen um einen Eigen-Claim handelt, muss die Art, Höhe und der Zeitpunkt der Geltendmachung erarbeitet werden und eine Verhandlung mit dem Vertragspartner eingeleitet werden. 

 

Claim-Strategien

Claim-Management ist für Unternehmen oft die einzige Möglichkeit, um Projekte im finanziell gesetzten Rahmen zu realisieren. Beim Umgang mit Claims ist es günstig eine Strategie zu wählen, die nicht zu defensiv aber auch nicht zu aggressiv ist. Wer beispielsweise bei Vertragsabschluss zu sehr auf den eigenen Vorteil pocht, wird mit dieser aggressiven Claim-Strategie gleich von Beginn an Spannungen aufbauen. Wer jedoch zu nachgiebig ist und auf einen sehr partnerfreundlichen Vertrag eingeht, geht das Risiko ein, durch spätere Claims den finanziellen Projekterfolg retten zu müssen. Die Entscheidung, welche Claim-Strategie Sie wählen, liegt natürlich bei Ihrem Unternehmen und der eigenen Unternehmenskultur.

Gelesen 3926 mal Letzte Änderung am Dienstag, 22 Oktober 2013 19:11
Carsten Tauss

Carsten Tauss ist Geschäftsführer der ABSC GmbH, eines Beratungs- und Realisierungspartners im Bereich Projektmanagement. Seit 2001 ist er im Umfeld des Projektmanagements aktiv und hat sowohl praktische als auch theoretische Erfahrungen in diesem Umfeld. Projekte hat er in unterschiedlichen Rollen, als Projektmanager, als Projektleiter oder auch als Berater und Trainer durchlaufen. Er hat am V-Modell XT mitentwickelt und mehrere Konferenzbeiträge in diesem Umfeld verfasst. Weiterhin ist er 2012 ins Programmkomitee der internationalen Konferenz zum S-BPM ONE (Subject oriented Business Process Management) berufen worden.  

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