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Projektcontrolling - Anforderungen und erfolgreiche Ausführung

26. Januar 2013 By In Prozesse
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Projektcontrolling - Anforderungen und erfolgreiche Ausführung ® iStock / tunart

Kein Projekt läuft ohne Controlling. Controlling wird oft fälschlicherweise mit Kontrolle übersetzt oder verwechselt. Dabei kommt Controlling von dem englischen Wort „to control" also „steuern oder lenken". Die DIN 69901 beschreibt das Projektcontrolling als "Sicherung des Erreichens der Projektziele durch: Soll-Ist-Vergleich, Feststellung der Abweichungen, Bewerten der Konsequenzen und Vorschlagen von Korrekturmaßnahmen, Mitwirkung bei der Maßnahmenplanung und Kontrolle der Durchführung". Hieraus wird deutlich, dass sich Projektcontrolling nicht allein auf die Planung und Kostenkontrolle konzentriert, sondern alle Projektmanagementaufgaben umfasst.

Anforderungen zum erfolgreichen Projektcontrolling

Damit Projektcontrolling erfolgreich durchgeführt werden kann, sollten einige Punkte geklärt sein:

  • Stellen Sie sicher, dass Ihnen die Ist-Daten, z.B. Kostenzugänge, zeitnah zur Verfügung stehen, sodass notwendige Maßnahmen eingeleitet werden können bevor Schaden entsteht.
  • Wenn Sie die Ist-Daten persönlich beim Projektteam abholen, zeigen Sie Interesse an der Arbeit, was von einem guten Projektleiter erwartet wird.
  • Sorgen Sie für eine Vertrauenskultur in Ihrem Projektteam, Sie müssen sich auf die Ist-Daten verlassen können.
  • Die Zielplanung muss transparent und nachvollziehbar sein und die Dimensionen Termine, Ressourcen und Ergebnisse beinhalten.
  • Achten Sie auf Ihre Unternehmenskultur. In einer Unternehmenskultur, die es erlaubt, Fehler zu machen, brauchen Sie sich keine Sorgen machen, dass diese nur vertuscht werden, was meist höhere Folgekosten nach sich zieht.

Projektcontrolling als Regelkreis

Im Bezug auf Projektcontrolling spricht man oft von einem Regelkreis. Dieser Regelkreis ist keine Erfindung des Projektmanagements, sondern spiegelt einen allgemeinen Managementprozess wieder:

Regelkreis Projektcontrolling

Eine gute Zielsetzung ist der erste Schritt zum erfolgreichen Projekt. Auf die Einhaltung der SMART-Kriterien (spezifisch, messbar, attraktiv, realistisch, terminiert) sollte bei der Zielsetzung geachtet werden.

Bei der Planung erarbeitet man, wie die Ziele genau erreicht werden sollen. Zur Planung zählt auch die Definition von Meilensteinen, die in einem sinnvollen Zusammenhang stehen sollten.

Ein Prozess, der regelmäßig und zeitnah stattfinden sollte, ist die Datenerfassung, bei der auf Basis der erhobenen Soll-Daten, reelle Ist-Daten festgehalten werden. Anschließend kommt es zum Soll-Ist-Vergleich.

Bei der Abweichungsanalyse geht es darum festzustellen, warum welche Abweichungen beim Soll und Ist zustande gekommen sind. Die schwierigste Frage, die es dabei zu klären gilt, ist ob es sich bei der Abweichung um eine vernachlässigbare, singuläre Abweichung handelt, oder ob eine systematische Abweichung vorliegt. Systematische Abweichungen können das Ergebnis von Fehlannahmen bei der Planung oder von Veränderungen der Rahmenbedingungen sein. Das Ergebnis der Abweichungsanalyse muss in einem Problembericht festgehalten werden.

Durch die Abweichungsanalyse lassen sich Maßnahmen, um der Abweichung entgegenzusteuern. Wenn eine Änderung im Projekt vorgenommen wird, sollte man sich auf jeden Fall an einen definierten Änderungsprozess halten.

Ob der Änderungsprozess bzw. die eingeleiteten Maßnahmen wirklich zum Erfolg geführt haben, stellt sich bei der Erfolgskontrolle heraus. Ausgehend von diesen Maßnahmen können die Ziele neu definiert oder angepasst werden und die nächste Runde im Projektcontrolling Regelkreis kann beginnen.

Das Verhältnis von Projektcontroller und Projektleiter

Ein Projektcontroller ist wie ein Arzt. Während ein Arzt ein langes und gesundes Leben für seine Patienten will, arbeitet ein Projektcontroller für eine dauerhaft positive Unternehmensentwicklung. Auch wie bei einem Arzt, muss man dem Controller hohes Vertrauen entgegenbringen, da er für die "Diagnose" von Fehlfunktionen im Projektablauf zuständig ist und mit einer "Therapie" Abhilfe verschafft. Die Aufgabenschwerpunkte des Projektcontrollers sollten zu 80% bei der Analyse und Diagnose des Projekts liegen und zu 20% bei der Selektion und Aufbereitung von Daten. Der Teil der Analyse ist so wichtig, da - wie bei einem guten Arzt - vorbeugende Maßnahmen ergriffen werden sollen, um Abweichungen im Projekt zu verhindern.

Es bleiben also keine Zweifel, dass der Projektcontroller eine sehr wichtige Rolle im Projekt einnimmt. Er kann jedoch nicht die Entscheidungen des Projektleiters abnehmen. Der Projektcontroller ist für die Transparenz der Daten zuständig, während der Projektleiter für die Ergebnisse und Termineinhaltung verantwortlich ist.

 

Gelesen 5445 mal Letzte Änderung am Samstag, 16 Februar 2013 12:34
Carsten Tauss

Carsten Tauss ist Geschäftsführer der ABSC GmbH, eines Beratungs- und Realisierungspartners im Bereich Projektmanagement. Seit 2001 ist er im Umfeld des Projektmanagements aktiv und hat sowohl praktische als auch theoretische Erfahrungen in diesem Umfeld. Projekte hat er in unterschiedlichen Rollen, als Projektmanager, als Projektleiter oder auch als Berater und Trainer durchlaufen. Er hat am V-Modell XT mitentwickelt und mehrere Konferenzbeiträge in diesem Umfeld verfasst. Weiterhin ist er 2012 ins Programmkomitee der internationalen Konferenz zum S-BPM ONE (Subject oriented Business Process Management) berufen worden.  

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