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PM Regel Wer schreibt der bleibt

16. September 2013 By In Regeln
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Wer Schreibt der bleibt Wer Schreibt der bleibt istock/ ZoneCreative

    Das wohl am häufigsten vernachlässigte Thema bei Projekten ist die Dokumentation. Das aus Projekten resultierende Ergebnis wird in vielen Fällen sehr lange eingesetzt. Nicht oder unvollständige Dokumentation führt unweigerlich zu späteren Projektzeitpunkten, zu Mehraufwand und Zusatzkosten. 

Welche Informationen sollten dokumentiert werden? Wie wird diese Information abgelegt und wiederauffindbar organisiert? Häufig in Projekten zu erstellende Dokumente sind die folgenden:

Berichtswesen

  • Agenda/Protokoll
  • Projektstatusbericht
  • Projektabschlussbericht
  • Qualitätsbericht

Angebots- und Vertragswesen

  • Vertrag
  • Vertragszusatz
  • Ausschreibung
  • Angebot
  • Bestellung

Planung und Steuerung

  • Qualitätshandbuch
  • Projektplan (Termin, Ressourcen, Finanzen)
  • Projekthandbuch
  • Lastenheft
  • Pflichtenheft
  • Risikoliste
  • Kostenschätzung

Logistik

  • Logistikkonzept
  • Benutzungsanleitung
  • Schulungsunterlagen
  • Wartungsdokumentation
  • Ersatzteilkatalog

Systemerstellung

  • Systemarchitektur
  • Systemspezifikation
  • Softwarespezifikation
  • Hardwarespezifikation

Konfigurationsmanagement

  • Konfigurationsmanagementplan
  • Änderungsantrag
  • Änderungsbewertung
  • Änderungsentscheidung

Abnahme und Prüfung

  • Abnahme- und Prüfplan
  • Prüfspezifikation
  • Prüfprotokoll

        Die o.a. Anzahl an Dokumenten ist je nach Projektart im Detail festzulegen. Nicht in jedem Projekt ist die vollständige Liste der Dokumente zu erstellen. Für spezifische Projekte müssen ggf. weitere Dokumente hinzugefügt werden. Insbesondere die Art und der Umfang der zu erstellenden Dokumentation sind im PHB festzuhalten. In vielen Fällen wird durch anzuwendende Standards eine Vorgabe für die Anzahl und die Art (Dokumentenname und Gliederung) der zu erstellenden Dokumentation gegeben.

     Wichtig ist, dass zu Vertragsbeginn der Lieferumfang an notwendiger Dokumentation zwischen dem Auftraggeber und dem Auftragnehmer klar vereinbart wird. Nicht nur die Art, sondern auch die Tiefe der Dokumentation sollte eindeutig gestaltet  werden.

Für jedes verwendete Dokument ist eine Standardgliederung und somit die Dokumentationstiefe festzulegen. Des Weiteren muss definiert werden, welche Dokumente der Kunde als Teil des Lieferumfangs erhält. Wurde dies unzureichend durchgeführt, führt dies in aller Regel zu Problemen im Projektverlauf.

  

Gelesen 11921 mal Letzte Änderung am Freitag, 20 September 2013 17:07
Carsten Tauss

Carsten Tauss ist Geschäftsführer der ABSC GmbH, eines Beratungs- und Realisierungspartners im Bereich Projektmanagement. Seit 2001 ist er im Umfeld des Projektmanagements aktiv und hat sowohl praktische als auch theoretische Erfahrungen in diesem Umfeld. Projekte hat er in unterschiedlichen Rollen, als Projektmanager, als Projektleiter oder auch als Berater und Trainer durchlaufen. Er hat am V-Modell XT mitentwickelt und mehrere Konferenzbeiträge in diesem Umfeld verfasst. Weiterhin ist er 2012 ins Programmkomitee der internationalen Konferenz zum S-BPM ONE (Subject oriented Business Process Management) berufen worden.  

Webseite: www.absc.de eMail Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!
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